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このブログは、「オンライン秘書で叶える、自分だけの理想の一人時間。」をテーマに、女性が自分らしく、ストレスフリーな時間を確保し、より自由で充実した暮らしを楽しむためのライフスタイル情報を発信しています。
オンライン秘書として働く中で、「もっと作業を効率化したい！」「時間を有効に使いたい！」と感じることはありませんか？
そこで今回は、私が実際に使ってみて「これは便利！」と思ったChatGPT活用術を5つ紹介します。これを活用することで、作業時間を短縮し、より生産的に働くことができます。
1. 手間のかかる文章作成をやめて、ChatGPTで時短！
⚠️課題１
クライアントに送るメールやチャットの文面を考えるのに時間がかかる。
解決策
ChatGPTを使えば、丁寧で適切な文章を一瞬で作成できます。
例「クライアントへの報告メールの例文を作ってください。シンプルで、丁寧な表現を使ったものがいいです。」
メリット
- 文章のミスが減る
- 書く時間を大幅に短縮できる
- 文面のバリエーションが増える
2. 関数を調べる手間をやめて、ChatGPTに聞こう！
⚠️課題２
スプレッドシートで関数を使いたいけれど、忘れてしまったり、調べるのに時間がかかる。
解決策
ChatGPTに「Googleスプレッドシートで〇〇の計算をするにはどうすればいい？」と聞けば、関数を提案してくれます。
例「GoogleスプレッドシートでA列とB列の合計を計算する関数を教えてください。」
メリット
- 時間をかけずに最適な関数を見つけられる
- 複雑な計算式も簡単に作成可能
3. 英語に苦手意識を持つのをやめて、ChatGPTで簡単翻訳！
⚠️課題３
クライアントから英語のメールが届いたけど、内容が分かりにくい…。また、英語で返信したいけど自信がない。
解決策
ChatGPTに「この英語のメールを分かりやすく翻訳して」「英語で丁寧な返信を書いて」と依頼すると、スムーズに対応できる。
例「この英文を分かりやすい日本語に訳してください」「この内容をビジネス英語で返信してください」
メリット
- 英語のやり取りに自信がつく
- クライアントとのコミュニケーションがスムーズになる
- 翻訳ツールをいちいち開く手間が省ける
4. 手間のかかる議事録作成をやめて、ChatGPTで自動化！
⚠️課題４
オンライン会議の議事録をまとめるのに時間がかかる。
解決策
ChatGPTに「以下のメモを要約して、議事録のフォーマットにしてください」と依頼すれば、簡潔にまとめてくれます。
例「会議で話した内容を箇条書きにして、議事録を作成してください。」
メリット
- 要点を整理しやすい
- 時間短縮
- クライアントに伝わりやすい文面が作れる
5. タスクを考える時間をやめて、ChatGPTでリスト化！
⚠️課題５
やるべきタスクを整理するのに時間がかかり、優先順位がわからなくなる。
解決策
ChatGPTに「〇〇のタスク管理リストを作成してください」と依頼すると、具体的なステップを示してくれます。
例「オンライン秘書の1日のタスクリストを作成してください。」
メリット
- 作業の抜け漏れを防げる
- 仕事の流れが整理できる
- 優先順位を明確にできる
まとめ：無駄な時間を削減し、ChatGPTで仕事を効率化しよう！
ChatGPTを活用することで、オンライン秘書の仕事がぐっと効率的になります。
今回紹介した5つの活用術
- 手間のかかる文章作成をやめて、ChatGPTで時短！
- 関数を調べる手間をやめて、ChatGPTに聞こう！
- 英語に苦手意識を持つのをやめて、ChatGPTで簡単翻訳！
- 手間のかかる議事録作成をやめて、ChatGPTで自動化！
- タスクを考える時間をやめて、ChatGPTでリスト化！
タスクを考える時間をやめて、ChatGPTでリスト化！「もっと効率よく仕事を進めたい」「業務の負担を減らしたい」と思っている方は、ぜひChatGPTを活用してみてください。
Let’s enjoy solo life fun together!
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