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この「スキルアップ」のカテゴリーでは、オンライン秘書として働く方や、効率的な働き方を目指す方に役立つ情報をお届けしています。
オンライン秘書やフリーランスとして働く上で、ビジネスメールは重要なコミュニケーションツールのひとつです。しかし、「どんな形式で書けば良いのか」「お作法を守れているか」など、初心者にとっては悩みの種になることもあります。
この記事では、曖昧なメールの書き方をやめ、信頼されるビジネスメールの基本をマスターする方法をご紹介します。
ビジネスメールの基本形式
ビジネスメールは、以下の構成を守ると分かりやすく、信頼感を与える内容になります。
基本構成
- 件名: メールの要件を一目で分かるように具体的に記載します。
- 例: 「【2024年月会のご案内】」
- 宛名: 相手の名前や部署名を記載します。
- 例: 「××株式会社 管理部 ご丁美さま」
- 挨拶文: 季節の挨拶や簡単な挨拶を加えます。
- 例: 「いつも大変お世話になっております」
- 本文:
- 結論: 要件を簡潔に述べる。
- 詳細: 必要な背景や情報を記載する。
- お願い事項: 相手に依頼があれば明確に記載する。
- 締めの挨拶: 感謝の言葉や、返信をお願いする場合はその旨を記載します。
- 例: 「お手数をおかけしますが、ご检読のほど、何とぞよろしくお願い申し上げます」
- 署名: 名前や連絡先、会社名を記載します。
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【案件名】ご確認のお願い
株式会社〇〇 営業部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。~~の件でお世話になっている□□と申します。
本日お送りした資料について、ご確認をお願いいたします。
資料には、次回の会議に向けた提案内容を記載しております。
ご意見がございましたら、〇月〇日までにお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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□□ 〇〇
メール: example@example.com
電話: 03-1234-5678
ビジネスメールの注意点
メールを送る際に気をつけるべきポイントを挙げます。
- 簡潔さ
→長すぎるメールは避け、必要な情報だけを盛り込みます。 - 送信先のアドレスを確認
→アドレスが合っているか、送り先とメールの本文があっているか。 - 誤字脱字の確認
→送信前に必ず誤字や脱字をチェックしましょう。自分の信頼にも関わります。 - 返信のタイミング
→ビジネスメールは迅速な返信が基本です。遅れる場合は一言お詫びを添えると良いです。 - 適切なファイル添付
→添付ファイルの有無や、適切なファイル名になっているか確認しましょう。
メールのエチケット：CCとBCCの使い方
CCとBCCを正しく使うことは、メールのエチケットとして重要です。
CC（Carbon Copy）
- 目的: 主要な宛先以外の関係者に情報共有をする場合に使用します。
- 注意点: CCで送る相手が適切かどうかを確認し、不要な人を含めないようにしましょう。
BCC（Blind Carbon Copy）
- 目的: メールの受信者同士が他の受信者を見えない状態にする。
- 注意点: 大人数にメールを送る場合に使用し、受信者のプライバシーを保護します。
信頼されるメールを書くためのコツ
以下のポイントを押さえると、相手から信頼されるメールが書けます。
- 相手の名前を正確に記載する：名前を間違えると失礼にあたります。
- 敬語を正しく使う：特に謙譲語や丁寧語を意識する。
- ポジティブな表現を心がける：否定的な内容でも、前向きな言葉を選びましょう。
まとめ
曖昧なメールをやめて、信頼されるビジネスメールを送るための基本をお伝えしました。適切な形式を守り、注意点やエチケットを意識することで、あなたのメールが相手にとって分かりやすく、信頼感のあるものになります。
さあ、この記事を参考に、オンライン秘書としてプロフェッショナルなメールスキルを磨いてみてください！
Let’s enjoy solo life fun together!
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