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この「スキルアップ」のカテゴリーでは、オンライン秘書として働く方や、効率的な働き方を目指す方に役立つ情報をお届けしています。
今回は、ファイル名の付け方についてのお話です。
「ファイル名ってそんなに重要なの？」と思う方もいるかもしれませんが、適切な命名ルールを設けるだけで、仕事がぐっとスムーズに進みますよ！
なぜファイル名を気にするべきなのか
そもそも、なんでファイル名を気にするの？という問題に対してお答えします！
ファイル名は、そのファイルの中身を説明する「看板」のようなものです。
適当な名前を付けてしまうと、後からどんな内容だったのか分からず、探すのに時間がかかります。特に、クライアントやチームと共有する場合は、誰が見ても分かりやすいファイル名が大切です。
問題点
- 名前がバラバラだと、どのファイルがどの内容なのか分からない。
- 似た名前のファイルが増えて混乱する。
- ファイルを開いて中身を確認しないと目的のものか分からない。
ファイル名がいかに重要か、理解してもらえたと思います！
では、どんなファイル名なら分かりやすくなるのか、を次にご紹介します♪
ファイル名の付け方ルール
以下は、私がオンライン秘書として実践しているファイル名の命名ルールの一例です。
基本のルール
- 日付を先頭に入れる
- ファイル名の最初に日付（例: 2025-01-15）を入れると、並べ替えたときに時間順に整理されます。
- 内容を簡潔に書く
- どんな内容のファイルなのか、一目で分かる名前を付けます。
- 例: 「2025-01-15_会議資料」
- バージョン情報を付け加える
- 修正したファイルには「v1」「v2」などのバージョン番号を付けると、最新のファイルが分かりやすくなります。
- 例: 「2025-01-15_会議資料_v2」
- クライアント名やプロジェクト名を入れる
- 誰のための、どの仕事のファイルなのかを明確にするために、クライアント名やプロジェクト名を含めます。
- 例: 「2025-01-15_ABC株式会社_会議資料」
分かりやすいファイル名を付けるメリット
適切なファイル名を付けると、こんなに便利になります。
1. 誰が見てもすぐに分かる
チームやクライアントとファイルを共有したときに、「どんな内容か」「どのバージョンか」が一目で分かります。
2. 時間順に整理される
日付を入れることで、ファイルが順番に並び、過去のデータも簡単に探せます。
3. 検索がスムーズになる
クライアント名やプロジェクト名を含めることで、後から検索するときに時間を節約できます。
4. 中身を開かなくても内容が分かる
ファイルをいちいち開いて確認する手間が省けるため、仕事が効率的に進みます。
具体例で見るファイル名の変化
まずは、NG例とOK例を見比べてください！
NG例
- 「資料」
- 「修正版」
- 「最終版」
OK例
- 「2025-01-15_会議資料_v1」
- 「2025-01-15_ABC株式会社_レポート_v2」
- 「2025-01-15_進捗管理表」
どうでしょうか
何に使った資料？、誰宛てのファイル？、最終版って書いてあるけど本当に最新なの？
NG例ではそんな疑問を持つと思います。
ポイント: 日付・内容・バージョン情報を組み合わせることで、ファイル名を見るだけで内容が把握できます。
まとめ
「適当なファイル名をやめて、誰でも分かりやすいファイル命名ルールで効率アップ！」というテーマで、ファイル名を整える重要性と具体的な方法を紹介しました。
ファイル名を工夫するだけで、探す手間が省け、仕事の効率が格段にアップします。
これからは、ぜひ「日付」「内容」「バージョン」を意識してファイル名を付けてみてください。
Let’s enjoy solo life fun together!
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